Giấy tờ trường tiểu học phải niêm phong: phiếu điều tra, bảng điểm, phong bì

Một số trường trung học cơ sở nhờ trường tiểu học viết một phiếu và niêm phong. Bạn không thể tự viết trang đó. Bạn cũng không thể mở ra để kiểm tra. Sách hướng dẫn tuyển sinh (募集要項) trẻ về nước tháng 4/2027 của Keio Shonan Fujisawa (慶應義塾湘南藤沢中等部) là bộ quy tắc rõ nhất trong các sách đã đọc cho bài này. Các trường khác yêu cầu một bộ hồ sơ khác. Phiếu của các trường liên thông công lập Tokyo nằm ở một bài riêng.

Những gì bạn đưa cho trường tiểu học, với Keio SFC

Kỳ thi trẻ về nước của Keio yêu cầu phiếu điều tra riêng của trường (調査書, chōsasho). Bạn đưa cho trường tiểu học hiện tại ba thứ, vào lúc bạn nộp đơn:

• phiếu trống của trường
• một phong bì khổ long-3 (長3封筒) đã dán sẵn nhãn của Keio
• tờ lưu ý cho người viết phiếu (調査書作成上の留意事項)

Trường viết phiếu, niêm phong, rồi trả lại. Sau đó bạn gửi cùng phần còn lại của đơn. Hai câu trong sách hướng dẫn cho thấy niêm phong là toàn bộ ý chính:

開封すると無効となります。

校長公印のないものは無効となります。

Nếu phong bì đã bị mở, phiếu mất hiệu lực. Nếu thiếu dấu công của hiệu trưởng (校長公印), phiếu mất hiệu lực.

Phụ huynh điền mọi mẫu còn lại, bằng bút xanh hoặc đen không xóa được. Chỗ sai thì gạch hai nét, đóng dấu sửa (訂正印), và viết chữ đúng ở lề. Phiếu điều tra là ngoại lệ: trường tiểu học điền, không phải bạn.

Nếu trẻ đã học ở một trường nước ngoài mà mẫu của Keio không điền hết được, hoặc một mục bị bỏ trống, hãy đính kèm bản sao bảng điểm cho thấy việc học từ tháng 4/2025 trở đi. Đánh số từng bản sao cho khớp với mẫu quá trình học. Nếu phần thiếu duy nhất là hồ sơ chuyên cần lớp 5, bạn không phải đính bảng điểm cho khoảng trống đó. Không yêu cầu giấy chứng nhận đang theo học của trường nước ngoài.

Khi nào giấy tờ phải đến nơi

Đăng ký trên web tại Keio có thể bắt đầu từ 2/11/2026. Bản thân giấy tờ phải đến nơi trong khoảng 1/12 đến 14/12/2026, chỉ bằng thư bảo đảm (簡易書留). Không có quầy để nộp. Từ ngoài Nhật, dùng EMS hoặc một dịch vụ khác có mã theo dõi. Bạn in nhãn địa chỉ từ miraicompass sau khi đã nộp lệ phí thi ¥30,000, in màu, trên giấy A4 trắng, rồi dán lên phong bì 角形2号. Nếu gửi từ nước ngoài, nhãn đó dán lên phong bì bên trong.

Keio không gửi email khi bộ hồ sơ đến. Bạn theo dõi mã vận đơn. Phiếu dự thi in được từ 22/1/2027, sau khi trường đã khớp bản đăng ký với giấy tờ. Bộ hồ sơ đến muộn, hoặc phiếu đã bị mở, nghĩa là không có phiếu dự thi.

Một khi đã gửi, lệ phí thi không được hoàn, giấy tờ cũng không được trả lại.

Trang gia đình viết, và trang trường viết

Keio còn yêu cầu một báo cáo hoạt động (活動報告書). Trang đó là của bạn. Từ lớp 4 trở đi, chọn một trong ba mảng: một việc theo đuổi lâu ở nhà, một việc ở trường, hoặc một việc ngoài cả hai (câu lạc bộ, lớp năng khiếu, nhóm tình nguyện). Cột A là phần tóm tắt, cùng mọi lần biểu diễn, giải thưởng hoặc bài trình bày. Cột B là nhận xét của phụ huynh về vai trò của trẻ, việc kéo dài bao lâu, và gia đình đã phải tham gia những gì. Trường tiểu học không viết trang này. Đừng nhờ giáo viên viết.

Trường khác nhờ trường tiểu học một việc khác

Sách hướng dẫn trẻ về nước của Gakushuin nam (学習院中等科), với trẻ đã về Nhật, nói không yêu cầu bảng điểm của trường tiểu học Nhật. Trường muốn bảng điểm hoặc phiếu của trường nước ngoài cho năm cuối trước khi về (hoặc, nếu trẻ vẫn ở nước ngoài, năm cuối trước khi nộp đơn). Trường cũng muốn giấy chứng nhận thời gian ở nước ngoài do chính trường soạn, về nguyên tắc do nơi làm việc của phụ huynh ký. Phụ huynh không được là người chứng nhận. Các giấy đó phải đến nơi chậm nhất 20/11/2026. Mẫu trên web đóng lúc 23:59 ngày 15/11.

Đợt trẻ về nước của Hosei 2 (法政大学第二; thi 10/1/2027) dùng hai mẫu riêng của trường: giấy chứng nhận thời gian ở nước ngoài và phiếu câu hỏi trẻ về nước, in từ trang của trường. Nơi làm việc lập giấy chứng nhận. Bạn gửi bằng thư ghi nhận (特定記録). Đơn trên web đóng lúc 16:00 ngày 18/12/2026. Dấu bưu điện muộn hơn ngày hạn thì bị từ chối, dù lý do là gì. Văn phòng không nhận phong bì tại quầy.

Trường trung học cơ sở liên thông của thành phố Kawasaki dùng một phiếu khác nữa, mẫu 2 của trường. Trường tiểu học điền điểm lớp 6 đúng như thời điểm cuối học kỳ 1 (học kỳ 2, nếu trường có ba học kỳ), khớp với hồ sơ học tập chính thức (指導要録, shidō yōroku). Gia đình gửi qua bưu điện, cùng với đơn, bằng thư bảo đảm. Giấy tờ gửi các ngày 5–7/1/2027 được nhận, và dấu bưu điện ngày 7/1 vẫn được tính. Phiếu đó không phải mẫu của Keio. Giáo viên vừa niêm phong phong bì của Keio thì chưa vì thế làm xong phiếu của Kawasaki.

Những chỗ dễ sai

Nhờ trường tiểu học vào tuần của ngày 1 tháng 12. Giáo viên có thể cần tờ lưu ý, một buổi trao đổi, và dấu của hiệu trưởng, mà hiệu trưởng có thể đang đi vắng. Mở phong bì "chỉ để kiểm tra tên" làm phiếu của Keio mất hiệu lực. Bảng điểm từ trường nước ngoài đến sau ngày 14/12 không có cơ hội thứ hai trong sách hướng dẫn này. Gửi bộ hồ sơ của Hosei bằng thư thường, hoặc mang đến văn phòng, là bộ hồ sơ mà trường đã nói sẽ không nhận.

Tên là một bẫy riêng. Hãy viết tên đúng như trường tiểu học ghi trên sổ, và cùng một cách viết bằng chữ La-tinh trên mẫu web. Các trang quá trình học của Keio hỏi mọi trường cho đến tháng 3/2027, kể cả các tháng nghỉ, vì tháng nghỉ mà trẻ vẫn còn trong danh sách theo học được tính là thời gian đang học.

Việc cần làm ngay

• Trong tháng 11, đưa cho trường tiểu học phiếu trống của Keio, phong bì đã dán nhãn và tờ hướng dẫn, nếu Keio nằm trong danh sách của bạn. Hỏi khi nào hiệu trưởng có thể đóng dấu.
• Với từng trường khác, hãy đọc xem trường muốn mẫu của chính trường đó, bảng điểm nước ngoài, hay thư của nơi làm việc. Đừng cho rằng một phong bì đã niêm phong dùng được cho tất cả.
• Gửi bộ của Keio sao cho đến nơi chậm nhất 14/12/2026, giữ mã vận đơn, và đừng mở phiếu.
• Nếu trẻ đã ở nước ngoài một phần lớp 5 hoặc lớp 6, hãy xin bảng điểm nước ngoài trước kỳ nghỉ thu của trường đó.