Giấy tờ nhà trẻ cho gia đình người nước ngoài: mẫu việc làm, giấy tùy thân, và khi thiếu hồ sơ thuế

Nhà trẻ được cấp phép (保育園, hoikuen) bắt đầu bằng giấy tờ, không phải buổi phỏng vấn. Thành phố hoặc quận chứng nhận rằng bạn cần được giữ trẻ (保育の必要性の認定, hoiku no hitsuyōsei no nintei), rồi xếp thứ tự hộ. Thư của người quản lý, thẻ cư trú (在留カード, zairyū kādo) một mình, hoặc một năm không khai thuế ở Nhật, đều không thay được bộ giấy dưới đây.

Đã đọc hai hướng dẫn năm tài chính 2027: của thành phố Kawasaki (川崎市) và của quận Koto (江東区). Ngày và tên mẫu là của hai nơi đó. Quận khác in danh sách riêng.

Cái bẫy khi không có hồ sơ thuế Nhật

Kawasaki chấm điểm và tính phí theo thuế cư trú (市民税, shiminzei). Hướng dẫn ghi:

市民税が未申告の方は、利用調整において最高所得の世帯と判定し、保育料が最高階層（最高額）となります。

Đó là bậc cao nhất, phần ghi chú phí gọi là C25, cho đến khi bạn khai và nộp giấy chứng nhận thuế cư trú (住民税課税（非課税）証明書) trước hạn nộp đơn. Thu nhập bằng không vẫn phải khai. Phiếu thông báo thuế khấu trừ đặc biệt của nơi làm (特別徴収税額通知書) không được nhận.

Nếu ngày 1 tháng 1 năm 2026 bạn sống ngoài Kawasaki, cần giấy chứng nhận năm Reiwa 8 (2026) của đô thị đã tính thuế cho bạn. Giấy phải thể hiện thu nhập. Với ngày bắt đầu từ tháng 12 năm 2026 đến tháng 3 năm 2027, năm thuế khác; thành phố nói hãy dùng hướng dẫn của năm trước cho khoảng đó.

Nếu bất kỳ ai trong hộ đã làm việc hoặc sống ở nước ngoài vào bất kỳ lúc nào trong năm dương lịch 2025, Kawasaki còn muốn tờ khai thu nhập ở nước ngoài (海外収入申告書) và bản sao chứng từ lương do nơi làm tại đó cấp: giấy chứng nhận lương, hoặc tờ khai thuế ở nước đó. Tiền ngoại tệ được tính như yên. Thu nhập trong nước cũng cần giấy tờ riêng.

Quy tắc của Koto cùng một ý, nhắm vào người không đứng trong bất kỳ sổ đăng ký cư trú nào của Nhật vào ngày 1 tháng 1 năm 2026. Ví dụ trong hướng dẫn là một hộ lúc đó đang sống ở nước ngoài. Bạn nộp giấy chứng nhận trả lương của quận (給与支払証明書) cho năm tương ứng, hoặc, nếu nơi làm không cấp được, hoặc năm đó không có thu nhập, thì nộp tờ khai thu nhập cả năm (年間収入申告書). Koto ghi:

税の未申告や書類の未提出で住民税の確認ができない場合、優先順位９番において、最高額で判定します。

Người chuyển vào Koto từ ngày 2 tháng 1 năm 2026 trở đi thường được đối chiếu qua My Number (マイナンバー). Từ chối liên kết đó, hoặc một hồ sơ mà hệ thống không đọc được, vẫn có thể khiến quận yêu cầu giấy chứng nhận.

Mọi hộ nộp những gì

Với Kawasaki, mỗi trẻ dùng mẫu năm Reiwa 9 (mẫu cũ không phải mặc định; thành phố nói bố cục giấy chứng nhận việc làm thay đổi với đơn tháng 4 năm 2027, và mẫu cũ vẫn được nhận):

Giấy tờ	Điều gia đình người nước ngoài nên chú ý
Đơn xin trợ cấp giáo dục và chăm sóc trẻ, cùng đơn sử dụng / hồ sơ trẻ	Cả hai đều ghi My Number. Tối đa 20 nhà trẻ, chỉ những nơi bạn thực sự đi lại được.
Tờ xác nhận	Bạn ký rằng mình đã đọc các điều kiện.
Thẻ My Number hoặc thẻ thông báo, kèm giấy tờ tùy thân	Xuất trình tại quầy. Đơn gửi bưu điện cần bản sao gắn trên tờ đế của thành phố. Giấy có ảnh có thể là hộ chiếu (旅券). Hai giấy không có ảnh nếu bạn không có giấy có ảnh.
Giấy chứng minh cần được giữ trẻ, với từng cha hoặc mẹ	Giấy chứng nhận việc làm của thành phố (就労証明書, shūrō shōmeisho) nếu đi làm, kể cả làm từ xa. Tự kinh doanh thì thêm lịch làm việc và giấy chứng minh việc kinh doanh.

Koto dùng mẫu riêng của quận, gửi tới thị trưởng Koto. Giấy chứng nhận việc làm phải đúng mẫu đó. Khi đối chiếu danh tính cho My Number, một giấy có ảnh là đủ. Danh sách của quận ghi thẻ cư trú và giấy chứng nhận vĩnh trú đặc biệt (特別永住者証明書) cạnh hộ chiếu và giấy phép lái xe. Hai giấy không có ảnh nếu bạn không có giấy có ảnh. Thẻ cư trú chứng minh bạn là ai. Thẻ không chứng minh thu nhập, và không thay giấy chứng nhận việc làm.

Koto chỉ nhận giấy chứng nhận việc làm, giấy chứng nhận quay lại làm việc, và giấy của bác sĩ khi ngày cấp nằm trong vòng ba tháng. Cũ hơn thế thì quận không nhận. Với đơn tháng 4 năm 2027, cửa sổ ngày cấp của Kawasaki là từ tháng 9 năm 2026 trở đi. Với ngày bắt đầu từ tháng 5 năm 2027, giấy phải được cấp trong vòng ba tháng trước ngày 1 của tháng bạn muốn.

Cả hai cha mẹ đều nộp. Kawasaki còn muốn cùng bộ giấy từ mọi người thân dưới 65 tuổi đang sống cùng bạn. Người thân đến ngày bắt đầu đã 65 tuổi hoặc hơn thì được miễn.

Làm gì, và trước khi nào

Đợt một tháng 4 năm 2027 của Kawasaki: trực tuyến từ Chủ Nhật ngày 11 tháng 10 năm 2026 đến 17:00 thứ Hai ngày 26 tháng 10; dấu bưu điện từ 13 đến 26 tháng 10; quầy các ngày trong tuần, đến hết thứ Sáu ngày 6 tháng 11. Giấy cấp trước tháng 9 năm 2026 nằm ngoài cửa sổ của đợt này. Nộp trực tuyến đọc thẻ My Number, nên không kèm bản sao giấy tùy thân riêng. Bạn cần thẻ, ứng dụng Mynaportal, và mã PIN chữ ký. Tệp đính kèm bị giới hạn khoảng 9 MB.

Cửa sổ thư và nộp điện tử tháng 4 năm 2027 của Koto chạy từ thứ Ba ngày 13 tháng 10 năm 2026 đến thứ Năm ngày 19 tháng 11 năm 2026 (đơn điện tử phải tới trước 23:59 ngày đó). Giấy bổ sung cho đợt một được nhận đến hết thứ Tư ngày 2 tháng 12 năm 2026. Ngày đó cũng là ngày quận chấm hồ sơ.

Nếu bạn vẫn ở nước ngoài, hoặc đã ở nước ngoài trong năm thuế, hãy lập hồ sơ thu nhập nước ngoài trước hạn. Koto bảo người mới đến từ nước ngoài nộp thẳng cho Koto, bằng thư hoặc nộp điện tử.

Bản gốc đã nộp không được trả lại. Kawasaki nói bản sao xin sau để nộp Hello Work, về nguyên tắc, là yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân có thu phí, và thường mất khoảng hai tuần. Hãy sao cả bộ trước. Đơn Kawasaki gửi bưu điện còn cần phong bì trả lời (長形3号) dán tem 110 yên.

Chi phí

Cả hai hướng dẫn đều không in phí nộp đơn. Thiếu tờ khai thuế khiến bạn bị tính là thu nhập cao nhất khi xếp thứ tự, và ở Kawasaki là bậc phí cao nhất, cho đến khi giấy chứng nhận tới. Thu nhập nước ngoài được cộng vào ước tính mà Kawasaki dùng để tính phí. Ở Koto, chính những giấy đó vẫn quyết định phí giữ trẻ kéo dài và cách xử lý khi điểm bằng nhau.

Những chỗ dễ sai

• Dùng giấy tiêu đề công ty thay cho giấy chứng nhận việc làm của thành phố hoặc quận.
• Không có tờ khai thuế và không có tờ khai thu nhập, nên bạn bị chấm là thu nhập cao nhất.
• Bỏ sót lương ở nước ngoài, hoặc bỏ sót một cha hoặc mẹ.
• Ở Kawasaki, người thân dưới 65 tuổi trong nhà mà không có giấy tờ.

Thông báo chứng nhận không phải là lời hứa có chỗ.

Việc cần làm bây giờ

1. Tải mẫu của năm nay, không phải của năm ngoái.
2. Nhờ bộ phận lương điền giấy chứng nhận việc làm trong đúng khoảng ngày. Nếu trong năm thuế bạn ở ngoài Nhật, hãy thu thập chứng từ lương tại chỗ ngay.
3. Khai thuế cư trú kể cả khi thu nhập bằng không, và sao mọi trang trước khi nộp.
4. Nếu nơi bạn ở không phải một trong hai nơi này, hãy hỏi văn phòng đó danh sách riêng.