Renrakuchō (連絡帳): phrases for absence, lateness and everyday notes

The 連絡帳 (renrakuchō, contact notebook) is a small notebook that travels between home and school in your child's bag. The teacher writes notes in it, and you use it to tell the school about absence, lateness, early pickup, health and questions. Many schools now also use a parent app or the child's tablet; the school tells you which one to use.

The rules schools expect you to follow

• Read school messages every day. They come on paper (プリント), in the 連絡帳, on tablets and through parent apps.
• Always report absence, lateness and leaving early:

  欠席（休む）、遅刻（遅く行く）、早退（早く帰る）は、必ず連絡します。

• Use the method your school chose (phone, app or notebook):

  連絡方法は、電話、保護者向け情報伝達サービスなど、入る学校で決めています。

• Late or leaving early: walk your child to or from the classroom:

  遅刻・早退のときは、教室まで送り迎えをします。

• If you cannot read a letter, tell the school:

  お便り（てがみ）などが読めないときは、学校へ話しておきます。

How to write a note

Keep it short and polite. A note usually has:

1. The date (10月7日（水）).
2. A greeting: いつもお世話になっております。
3. What and why, in one or two sentences.
4. A request or thanks: よろしくお願いいたします。
5. Your family name (and the child's name and class if the notebook is new).

Phrases: absence and lateness

You want to say	Write
Absent today with a fever	本日は発熱のため欠席させていただきます。
Absent today, not feeling well	本日は体調不良のため、お休みさせていただきます。
Absent on a date for family reasons	家庭の事情により、○月○日は欠席いたします。
Arriving late after a doctor's visit	本日は通院のため、10時ごろ登校します。
Leaving early, a parent will collect	本日は用事のため、13時に早退させてください。迎えに参ります。

Phrases: health, PE and swimming

You want to say	Write
Please let my child sit out PE (cough)	昨日から咳が出ているため、本日の体育は見学させてください。
OK to swim today	本日、プールに入れます。
Not swimming today	本日、プールは見学でお願いします。
Recovered and back today	おかげさまで熱が下がりましたので、本日から登校します。

Phrases: replies and asking for help

You want to say	Write
Thank you, understood	ご連絡ありがとうございました。承知いたしました。
Could we talk?	ご相談したいことがあります。お時間のあるときにお電話いただけますか。
I sometimes cannot read the letters	日本語のお便りが読めないことがあります。大切な連絡は、やさしい日本語で書いていただけると助かります。

Good to know

• Teachers often reply in the same notebook the next day; check it each evening along with the printouts.
• For infectious illnesses (influenza and others) schools have their own attendance rules; ask the school before your child goes back.
• Each school runs this its own way. If your school uses an app for absence, the app replaces the notebook for that purpose.